Arbeitszeiterfassung in Excel, LibreOffice, OnlyOffice und OpenOffice



Zur Verwaltung der Arbeitszeit sollte eine Liste entstehen die automatisch "+/-"-Zeiten berechnet, den aktuellen Urlaubsanspruch erfasst, im laufenden Jahr eine Änderung der Arbeitszeiten ermöglicht, gleichzeitig die Fahrtkosten für die Steuererklärung berechnet ... das Alles ohne Makros wegen der Sicherheit ... und hier ist sie die "ULTIMATIVE" Arbeitszeiterfassung für Excel, LibreOffice, OnlyOffice und OpenOffice.

Allgemein

Alle bundeseinheitlichen Feiertage für Deutschland und Österreich werden automatisch eingetragen mit dem "Faktor" wird festlegt wie der Tag in die Berechnung der Arbeitszeit einfliesst. In hellgrau hinterlegten Feldern sind Usereingaben möglich alle anderen Felder werden automatisch berechnet.
Im Arbeitsblatt Voreinstellungen die gewünschte Jahreszahl, Name, Arbeitszeiten, etc. eintragen danach noch auf dem Arbeitsblatt Feiertage die benötigten Feiertage eintragen und fertig ist ihre ganz persönliche Arbeitszeiterfassung.

AKTUELL 2020 - 202X in Zeiten von Corona

Bleibt alle gesund! #BleibGesund

Kurzarbeit

Es sind folgende Codes definiert Kurzarbeit (KU) dieser wird eingesetzt wenn der Tag zu 100% als Kurzarbeit definiert ist und Kurzarbeit Restzeit (KA) diesen Code kann man für alle anderen Formen einsetzen.
Kurzarbeit Eingabe der Codes
Ansicht Kurzarbeit Eingabe der Codes

In der monatlichen Statistik (Monatstabellen Zeile 39) werden dann die Anzahl der Tage und die durch die Kurzarbeit entfallenen Stunden aufgelistet.
Kurzarbeit Statistik
Ansicht Kurzarbeit Statistik

Voreinstellungen

Benutzer-Voreinstellungen

Auf der Registerkarte Voreinstellungen unter Benutzervoreinstellungen werden die aktuelle Jahreszahl, der Name und ggf. die Personalnummer eingetragen.
Im Bereich Übertrag werden die Plus/Minus-Zeiten aus dem Vorjahr eingetragen.

SOLL-Arbeitszeit

Unter SOLL-Arbeitszeit werden die regelmässig zu leistenden Stunden für den jeweiligen Wochentag eingetragen. Auf Grund dieser Eintragung werden dann die Zeiten in der Arbeitszeitliste berechnet. Falls sich im Laufe des Jahres die regelmässige Arbeitszeit ändert, wird das Datum und die neuen Wochenstunden unter Arbeitszeit X ab eingetragen.

Codes

Spezielle Eintragungen für die Spalte Code in der Arbeitszeittabelle können in dem darauf folgenden Bereich definiert werden. Der Code muss EINDEUTIG sein!

Faktoren

Die Faktoren hinter den Codes werden zur Korrektur der SOLL-Zeit des jeweiligen Tages verwendet.
Zahlenwert
- die SOLL-Zeit entspricht der Tabelle SOLL-Arbeitszeit und wird mit der ZAHL multipliziert (z.b. 8:00 mal 0,5 = 4:00)
NONE
- die SOLL-Zeit wird auf die IST-Zeit festgelegt der Tag zählt in die Anwesenheit ein
XTRA
- die SOLL-Zeit wird auf die IST-Zeit festgelegt der Tag zählt NICHT als Anwesenheit
REST
- die SOLL-Zeit wird auf die IST-Zeit festgelegt die entfallenen Stunden werden in der Statistik summiert

Urlaubsanspruch

Zuletzt noch die Urlaubstage eintragen und fertig ist der persönliche Arbeitszeitplaner.

Arbeitszeit Voreinstellungen Arbeitszeit Voreinstellungen mit Anpassungen
Ansicht Voreinstellungen

Feiertage

Auf der Registerkarte Feiertage werden alle Feiertage für Deutschland und Österreich automatisch berechnet und eingetragen. In den hellgrauen Feldern kann die Anzeige der Feiertage je nach Bundesland angepasst werden, nicht benötigte Feiertage deaktiviert man indem in Spalte A der Eintrag gelöscht wird. Eine Beschreibung der spezifischen Feiertage findet sich unter Bemerkungen.
Die Felder unter dem 31.12. können für individuelle Feiertage (z.b. in der Schweiz) verwendet werden.

Arbeitszeit Feiertage Beispiel Arbeitszeit Feiertage Baden-Wuertemberg Beispiel Arbeitszeit Feiertage Benutzerdefiniert
Ansicht Feiertage

Monatsansicht

Die Felder Kommt/Geht und Bemerkungen sollten sich von selbst erklären. Wenn eine definierte Pausenzeit davon abgezogen werden soll wird diese unter Pause eingetragen. Die Spalte Codes übernimmt die in den Voreinstellungen definierten Codes um die SOLL-Arbeitszeit zu berechnen. Falls Überstunden ausbezahlt werden diese einfach in der Zusammenfassung eingetragen.

arbeitszeit_januar Arbeitszeit Monatssicht Beispiel
Ansicht Januar (Leer vs. mit Beipieleinträgen

Jahresübersicht

Die Jahresübersicht stellt alle in dem Jahr aufgelaufenen Werte in einer übersichtlichen Zusammenfassung dar.

arbeitszeit_jahresuebersicht
Ansicht Jahresübersicht

Fahrtkosten

Zuletzt gibt es noch die Registerkarte Fahrkosten, hier kann für die Steuererklärung eine Berechnung der angefallenen Werbungskosten angezeigt werden.

arbeitszeit_fahrtkosten
Ansicht Fahrtkostenberechnung

Anmerkung zu Open Office

Leider unterstützt Open Office nicht alle in Excel verfügbaren Berechnungs und Formatierungs Optionen.

Anmerkung zu Libre Office

Leider unterstützt Libre Office nicht alle in Excel verfügbaren Formatierungs Optionen. Bitte verwenden sie die XLSX Version diese sollte bis auf ein paar Kleinigkeiten funktionieren.

Anmerkung zu Only Office

Leider unterstützt Only Office nicht alle in Excel verfügbaren Formatierungs Optionen. Bitte verwenden sie die XLSX Version diese sollte bis auf ein paar Kleinigkeiten funktionieren.

Anmerkung zu MAC

Installieren sie Libre Office und verwenden die XLSX Version.

Fragen und Antworten - Q&A

Q: Ich benötige eine Tabelle für das Jahr XXXX.
A: Auf der Registrierkarte Voreinstellungen die Jahreszahl auf XXXX Ändern.

Q: Ich habe in der Spalte Code versehentlich etwas eingetragen und in der Auswahlliste gibt es keinen Leereintrag. Wie bekomme ich den Code wieder weg?
A: Falls z.B. ein geplanter Urlaubstag nicht stattfindet aber bereits der Code U in der Spalte steht dann einfach die Auswahlliste mit der Auswahl von U bestätigen und dann die Taste ENTF drücken ... weg ist der Code.

Q: Wie ändere ich die wöchentliche Arbeitszeit?
A: Die Wochenarbeitszeit ist die Summe der Stunden von Montag bis Sonntag.

Q: Wie kann ich zusätzliche Feiertage eintragen?
A: Feiertage im Format dd.mm.yyyy oder für sich jährlich wiederholende Feiertage die Berechnung im Format =DATWERT("dd.mm."&Voreinstellungen!C2) benutzen.

Q: Ich beginne meine Arbeit nicht am 01.01.XXXX sondern erst am XX.XX.XXXX.
A: Auf der Registrierkarte Voreinstellungen die Zeile hinter dem 01.01.XXXX mit 0:00 Stunden ausfüllen und in der nächsten Zeile das Datum der Arbeitsaufnahme mit den zu leistenden Stunden eintragen.

Fragen

Sind noch Fragen zur Verwendung offen geblieben? Benötigen sie eine spezielle Lösung für Ihre Anforderungen?
Senden sie mir einfach eine Nachricht über das Kontaktformular

Versions-Informationen (Release Notes)

November 2023: Vorausgefüllte Datei für 2024 bereitgestellt. Einige Berechnungen wurden optimiert.

Februar 2023: Ein Berechnungsfehler bei halben Feiertagen in Verbindung mit Homeoffice wurde korrigiert.

November 2022: Vorausgefüllte Datei für 2023 bereitgestellt. Einige Berechnungen wurden optimiert.

November 2021: Vorausgefüllte Datei für 2022 bereitgestellt. Einige Berechnungen wurden optimiert.

April 2021: Anpassung der aktuellen Berechnung für die Pendlerpauschale.

Februar 2021: Berechnungsfehler bei Kurzarbeit behoben.

November 2020: Vorausgefüllte Datei für 2021 bereitgestellt. Einige Berechnungen wurden optimiert.

Juli 2020: neuer Faktor REST

November 2019: Weltkindertag in Feiertagstabelle für Thüringen hinzugefügt und die voreingestellte Jahreszahl auf 2020 geändert.

Januar 2019: Int. Frauentag in Feiertagstabelle für Berlin hinzugefügt.

Oktober 2018: Neue Version mit Voreinstellung für das Jahr 2019 und kleineren Fehlerkorrekturen.

Juli 2018: Ein Urlaub 1/2 Tag (UH) Problem bei der Summierung wurde behoben.

Februar 2018: Formatierungsprobleme behoben.

Januar 2018: Feiertage für die Schweiz wurden optimiert.

November 2017: Vorausgefüllte Datei für 2018 bereitgestellt. Einige Berechnungen wurden optimiert.

April 2017: Fehler in der Feiertagsberechnung Buß- und Bettag behoben

März 2017: Optimierung der Darstellung, Anzeige der Nettoarbeitstage pro Monat, Vorbelegung Rosenmontag für Karnevalshochburgen bei den Feiertage und Auswahl der Codes per DropDown

November 2016: Voreinstellung auf 2017 angepasst

September 2016: Berechnungen angepasst; Anzeige der Kommawerte für Code-Voreinstellungen auf zwei Stellen hinter dem Komma erweitert

Juni 2016: Formatierungsfehler in der Summierung korrigiert

Januar 2016: Kommawerte XX,X für Urlaubsübertrag in den Voreinstellungen; Berechnungsfehler bereinigt; farbliche Markierung für freie Codes (3 Zeilen)

November 2015: Tabelle für 2016 vorausgefüllt bereitgestellt; kleinere Berechnungsfehler behoben

Oktober 2015: OpenOffice Berechnungsfehler der Krankheitstage in den Monatstabellen wurde behoben

März 2015: OpenOffice Berechnungsfehler in der Jahresübersicht wurde behoben

Februar 2015: "?"-Fehler bei der Pausenzeitprüfung behoben

Januar 2015: Fehler bei der Pausenzeitprüfung behoben; Voreinstellungen Größe der Eingabefelder angepasst

Dezember 2014: Fehler bei der Druckausgabe behoben; Nullwerte ausgeblendet

November 2014: Berechnungsfehler bei individuellen Voreinstellungen mit Faktor 0,0 wurden bereinigt. Die Bezeichnungen der Feiertage für Österreich und die Schweiz wurden überarbeitet.

Oktober 2014: Bereitstellung der Arbeitszeittabelle für das Jahr 2015. Berechnungsfehler bei UH für Weihnachten und Silvester wurden bereinigt.

Juli 2014: Berechnungsfehler wurden bereinigt.

Oktober 2013: Bereitstellung der Arbeitszeittabelle für das Jahr 2014 verbunden mit Optimierungen für das aktuelle Office 2013. (Änderung des Formates von XLS nach XLSX) Eine Prüfung der gesetzlichen Pausenzeiten nach deutschem Recht wurde integriert.

September 2012: Korrektur der Berechnungen für Schichtarbeiter wenn über 24:00 Uhr gearbeitet wird. Anpassungen der Berechnungen für Office 2013.

Juni 2012: Automatische Berechnung der Feiertage für Österreich und Deutschland. Anpassung der Pendlerpauschale durch Benutzer möglich.

Juni 2011: Bereitstellung der Arbeitszeiterfassung für OpenOffice im ODS-Format.

Januar 2010: Erweiterung der Funktionalität für die Erfassung von Kurzarbeit. In den Voreinstellungen wurden die zusätzlichen Codes zur Erfassung der Kurzarbeit freigeschaltet. Kurzarbeit (KU) kann zur Eintragung von ganztägiger Kurzarbeit benutzt werden. Kurzarbeit Restzeit (KA) setzt bei teilweiser Kurzarbeit die Soll-Stunden auf die aktuell geleisteten Stunden und berechnet die verbleibende Restzeit als Kurzarbeitszeit. In der Jahresübersicht wurde die Berechnung der statistischen Daten angepasst. Bei der Berechnung der Tage wurden Krank (K) und Krank Restzeit (KR) zusammengefasst und die Berechnung der Kurzarbeitstage hinzugefügt. In der Zeile KU-KA-Arbeitszeit werden die aufgelaufenen Stunden der Kurzarbeit zusammengefasst.

Dezember 2009: Es wurden einige Bugs bereinigt.

Februar 2009: Es wurden einige Bugs bereinigt und die Berechnung der Fahrkosten an das aktuelle Steuerrecht angepasst.

Download

Excel Arbeitszeiterfassung (XLSX) download
LibreOffice Arbeitszeiterfassung (XLSX) download
OnlyOffice Arbeitszeiterfassung (XLSX) download
OpenOffice Arbeitszeiterfassung (ODS) download

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