Arbeitszeiterfassung in Excel, LibreOffice, OnlyOffice und OpenOffice

Zur Verwaltung der Arbeitszeit sollte eine Liste entstehen die automatisch "+/-"-Zeiten berechnet, den aktuellen Urlaubsanspruch erfasst, im laufenden Jahr eine Änderung der Arbeitszeiten ermöglicht, gleichzeitig die Fahrtkosten für die Steuererklärung berechnet ... das Alles ohne Makros wegen der Sicherheit ... und hier ist sie die "ULTIMATIVE" Arbeitszeiterfassung für Excel, LibreOffice, OnlyOffice und OpenOffice.

Allgemein

Alle bundeseinheitlichen Feiertage für Deutschland und Österreich werden automatisch eingetragen mit dem "Faktor" wird festlegt wie der Tag in die Berechnung der Arbeitszeit einfliesst. In hellgrau hinterlegten Feldern sind Usereingaben möglich alle anderen Felder werden automatisch berechnet.
Im Arbeitsblatt Voreinstellungen die gewünschte Jahreszahl, Name, Arbeitszeiten, etc. eintragen danach noch auf dem Arbeitsblatt Feiertage die benötigten Feiertage eintragen und fertig ist ihre ganz persönliche Arbeitszeiterfassung.

AKTUELL 2020 - 202X in Zeiten von Corona

Bleibt alle gesund! #BleibGesund

Kurzarbeit

Es sind folgende Codes definiert Kurzarbeit (KU) dieser wird eingesetzt wenn der Tag zu 100% als Kurzarbeit definiert ist und Kurzarbeit Restzeit (KA) diesen Code kann man für alle anderen Formen einsetzen.

Ansicht Kurzarbeit Eingabe der Codes

In der monatlichen Statistik (Monatstabellen Zeile 39) werden dann die Anzahl der Tage und die durch die Kurzarbeit entfallenen Stunden aufgelistet.

Ansicht Kurzarbeit Statistik

Voreinstellungen

Benutzer-Voreinstellungen

Auf der Registerkarte Voreinstellungen unter Benutzervoreinstellungen werden die aktuelle Jahreszahl, der Name und ggf. die Personalnummer eingetragen.
Im Bereich Übertrag werden die Plus/Minus-Zeiten aus dem Vorjahr eingetragen.

SOLL-Arbeitszeit

Unter SOLL-Arbeitszeit werden die regelmässig zu leistenden Stunden für den jeweiligen Wochentag eingetragen. Auf Grund dieser Eintragung werden dann die Zeiten in der Arbeitszeitliste berechnet. Falls sich im Laufe des Jahres die regelmässige Arbeitszeit ändert, wird das Datum und die neuen Wochenstunden unter Arbeitszeit X ab eingetragen.

Codes

Spezielle Eintragungen für die Spalte Code in der Arbeitszeittabelle können in dem darauf folgenden Bereich definiert werden. Der Code muss EINDEUTIG sein!

Faktoren

Die Faktoren hinter den Codes werden zur Korrektur der SOLL-Zeit des jeweiligen Tages verwendet.

Zahlenwert

- die SOLL-Zeit entspricht der Tabelle SOLL-Arbeitszeit und wird mit der ZAHL multipliziert (z.b. 8:00 mal 0,5 = 4:00)

NONE

- die SOLL-Zeit wird auf die IST-Zeit festgelegt der Tag zählt in die Anwesenheit ein

XTRA

- die SOLL-Zeit wird auf die IST-Zeit festgelegt der Tag zählt NICHT als Anwesenheit

REST

- die SOLL-Zeit wird auf die IST-Zeit festgelegt die entfallenen Stunden werden in der Statistik summiert

Urlaubsanspruch

Zuletzt noch die Urlaubstage eintragen und fertig ist der persönliche Arbeitszeitplaner.


Ansicht Voreinstellungen

Feiertage

Auf der Registerkarte Feiertage werden alle Feiertage für Deutschland und Österreich automatisch berechnet und eingetragen. In den hellgrauen Feldern kann die Anzeige der Feiertage je nach Bundesland angepasst werden, nicht benötigte Feiertage deaktiviert man indem in Spalte A der Eintrag gelöscht wird. Eine Beschreibung der spezifischen Feiertage findet sich unter Bemerkungen.
Die Felder unter dem 31.12. können für individuelle Feiertage (z.b. in der Schweiz) verwendet werden.


Ansicht Feiertage

Monatsansicht

Die Felder Kommt/Geht und Bemerkungen sollten sich von selbst erklären. Wenn eine definierte Pausenzeit davon abgezogen werden soll wird diese unter Pause eingetragen. Die Spalte Codes übernimmt die in den Voreinstellungen definierten Codes um die SOLL-Arbeitszeit zu berechnen. Falls Überstunden ausbezahlt werden diese einfach in der Zusammenfassung eingetragen.


Ansicht Januar (Leer vs. mit Beipieleinträgen

Jahresübersicht

Die Jahresübersicht stellt alle in dem Jahr aufgelaufenen Werte in einer übersichtlichen Zusammenfassung dar.


Ansicht Jahresübersicht

Fahrtkosten

Zuletzt gibt es noch die Registerkarte Fahrkosten, hier kann für die Steuererklärung eine Berechnung der angefallenen Werbungskosten angezeigt werden.


Ansicht Fahrtkostenberechnung

Anmerkung zu Open Office

Leider unterstützt Open Office nicht alle in Excel verfügbaren Berechnungs und Formatierungs Optionen.

Anmerkung zu Libre Office

Leider unterstützt Libre Office nicht alle in Excel verfügbaren Formatierungs Optionen. Bitte verwenden sie die XLSX Version diese sollte bis auf ein paar Kleinigkeiten funktionieren.

Anmerkung zu Only Office

Leider unterstützt Only Office nicht alle in Excel verfügbaren Formatierungs Optionen. Bitte verwenden sie die XLSX Version diese sollte bis auf ein paar Kleinigkeiten funktionieren.

Anmerkung zu MAC

Installieren sie Libre Office und verwenden die XLSX Version.

Fragen und Antworten - Q&A

Q: Ich benötige eine Tabelle für das Jahr XXXX.
A: Auf der Registrierkarte Voreinstellungen die Jahreszahl auf XXXX Ändern.

Q: Ich habe in der Spalte Code versehentlich etwas eingetragen und in der Auswahlliste gibt es keinen Leereintrag. Wie bekomme ich den Code wieder weg?
A: Falls z.B. ein geplanter Urlaubstag nicht stattfindet aber bereits der Code U in der Spalte steht dann einfach die Auswahlliste mit der Auswahl von U bestätigen und dann die Taste ENTF drücken ... weg ist der Code.

Q: Wie ändere ich die wöchentliche Arbeitszeit?
A: Die Wochenarbeitszeit ist die Summe der Stunden von Montag bis Sonntag.

Q: Wie kann ich zusätzliche Feiertage eintragen?
A: Feiertage im Format dd.mm.yyyy oder für sich jährlich wiederholende Feiertage die Berechnung im Format =DATWERT("dd.mm."&Voreinstellungen!C2) benutzen.

Q: Ich beginne meine Arbeit nicht am 01.01.XXXX sondern erst am XX.XX.XXXX.
A: Auf der Registrierkarte Voreinstellungen die Zeile hinter dem 01.01.XXXX mit 0:00 Stunden ausfüllen und in der nächsten Zeile das Datum der Arbeitsaufnahme mit den zu leistenden Stunden eintragen.